Contrôle de gestion projet et contrôle documentaire

Savoir où va l'argent du projet et où en sont ses documents, avec des chiffres et des états reconstituables à partir des pièces.

Contrôle de gestion projet

Le budget d'un projet se juge sur trois chiffres tenus ensemble : ce qui est engagé, ce qui est dépensé, ce qu'il restera à dépenser pour finir.

Le coût final estimé se reconstruit chaque mois à partir de ces couches, dont une qu'aucun système ne porte.

Ce que nous produisons

Le suivi des engagements, marché par marché, avenants compris.
Le rapprochement des dépenses avec les extractions comptables.
L'analyse des écarts entre budget, engagé et réalisé.
La prévision à terminaison, avec les hypothèses qui la portent.
Les situations de travaux et les dossiers de demande de paiement.
Le suivi des réclamations et de leur effet sur le budget.

L'avancement physique est ce qui justifie une situation de travaux. Lu contre le prévu, il donne la date de fin projetée avant que la dépense ne l'annonce.

À quel moment

Dès les premiers engagements, puis à chaque arrêté périodique jusqu'au décompte général.

Sur quels outils

Vos extractions comptables, vos marchés et avenants, un modèle de suivi documenté dont chaque ligne remonte à une pièce.

Chaque mois

L'état des engagements et des dépenses à la date d'arrêté, les écarts expliqués, la prévision à terminaison et les décisions budgétaires attendues.

Contrôle qualité et documentaire

Un document en retard de visa arrête une tâche, et un indice périmé fait exécuter la mauvaise version. Le contrôle documentaire tient la traçabilité de ce qui est demandé, reçu, visé et diffusé.

Le circuit compte autant que le document. Une reprise non prévue ajoute un cycle entier au planning.

Ce que nous produisons

Le plan de classement et les règles de nommage appliquées au projet.
La liste des documents attendus, par lot et par phase.
Les circuits de visa, avec les délais prévus et les relances.
Le suivi des indices et des diffusions.
Le relevé des documents en retard, et de ceux qui bloquent une tâche du planning.
La préparation du dossier des ouvrages exécutés.

À quel moment

Dès les études, puis pendant toute l'exécution, jusqu'à la remise du dossier des ouvrages exécutés.

Sur quels outils

Votre plateforme documentaire, avec ses règles de nommage, ses indices et ses circuits de visa.

Chaque mois

L'état des documents attendus et reçus, les visas en retard, les documents qui bloquent une tâche, et l'avancement du dossier des ouvrages exécutés.

Comment une mission démarre

D'abord la reprise de l'existant, puis un premier livrable corrigé avec vous, puis un rythme mensuel qui ne varie plus. Le détail est sur la page d'accueil.

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