Sur un projet d'ingénierie, la matière qui circule est documentaire. Des plans, des notes de calcul, des procédures d'essai, des fiches techniques, des procès-verbaux. Chacun de ces documents passe par plusieurs mains, revient corrigé, repart, et finit par exister en trois versions dont deux sont périmées.
Le contrôle documentaire consiste à savoir, à tout instant et sans enquête, quel document fait foi, qui l'a visé et à quelle date. Sur un projet tenu, la question se règle en une minute dans la gestion électronique de documents. Ailleurs, elle prend une demi-journée et trois appels.
Pourquoi le plan de classement décide-t-il de tout le reste ?
Parce qu'un document mal codifié devient introuvable, et qu'un document introuvable est refait. Le plan de classement donne à chaque document un identifiant construit, qui dit à quel ouvrage, à quel lot, à quelle discipline et à quel type il appartient. Cet identifiant est le même dans le planning, dans les commandes et dans la gestion électronique de documents.
Il se pose au démarrage, et il ne se change plus. Un changement de codification en cours de projet oblige à reprendre tous les documents déjà émis, toutes les références croisées et toutes les listes contractuelles. Cela se fait une fois, et personne ne recommence.
La liste des documents à produire se construit en même temps, lot par lot, avec les dates de première émission rattachées aux jalons du planning. Une liste sans dates se relit à la réception, quand il est trop tard pour s'en servir.
Qu'est-ce qu'un circuit de visa tenu ?
Un circuit écrit dit, pour chaque type de document, qui vérifie, qui approuve, dans quel délai, et ce que valent les réponses. Trois réponses suffisent : accepté, accepté avec observations, refusé. La quatrième réponse, celle qu'on rencontre partout, est le silence, et c'est elle qui fait les litiges.
Le délai de visa est contractuel. Il se compte en jours ouvrés à partir de la réception, il est identique pour tous les émetteurs, et son dépassement produit un effet écrit au marché. Quand rien n'est écrit, l'entreprise démarre l'exécution sur un document non visé, et la responsabilité du résultat devient une question ouverte.
Ce que le visa signifie doit également être écrit. Un visa de maîtrise d'œuvre ne transfère pas la responsabilité de conception de l'entreprise vers le visaeur. Cette phrase figure dans les marchés bien rédigés et manque dans les autres, où elle se discute au moment du sinistre.
Un document accepté avec observations n'est pas un document accepté. Il repart, il revient à l'indice suivant, et c'est cet indice-là qui s'exécute. Le registre doit faire cette différence, sinon il déclare terminé un circuit qui tourne encore.
Le circuit se tient avec un registre, pas avec une boîte de courrier. Une ligne par document et par tour de visa : date d'émission, indice, destinataires, date limite de réponse, réponse rendue, date de la réponse. Ce registre se relit en réunion hebdomadaire, et il produit la seule information qui intéresse le chef de projet, à savoir la liste des documents qui bloquent une commande ou un démarrage de travaux dans les quatre semaines.
Indices, versions, et pourquoi on travaille sur un plan périmé
La règle est simple et elle est rarement tenue : un document ne se modifie jamais, il se remplace par un indice supérieur, et l'ancien indice reste accessible sans être utilisable. Les systèmes de management de la qualité exigent cette maîtrise des versions, de la distribution, de l'accès et de la conservation (ISO 9001:2015, article 7.5).
Le plan périmé sur le site vient presque toujours du même endroit : quelqu'un a téléchargé, imprimé, et le document imprimé ne sait pas qu'il a été remplacé. La parade tient en trois habitudes. Un tampon de validité avec l'indice et la date sur chaque impression. Une diffusion nominative, qui permet de savoir qui doit être rappelé quand l'indice change. Un retrait des indices périmés au moment de la diffusion du nouveau, et non le mois suivant.
Qu'est-ce que les secteurs réglementés demandent en plus ?
Ils demandent la preuve que le contrôle a eu lieu, pas seulement le résultat du contrôle. Dans le nucléaire, les activités importantes pour la protection font l'objet d'exigences définies, de contrôles techniques et d'une traçabilité qui permet de démontrer a posteriori ce qui a été fait, par qui et sur quelle base (arrêté du 7 février 2012, article 2.5.6). Une norme de management de la qualité propre à la chaîne d'approvisionnement de la filière reprend ces principes pour les fournisseurs (ISO 19443:2018).
La conséquence pratique est la même dans tous les secteurs soumis à autorisation : le dossier de fin d'affaire se constitue tout au long du projet ou ne se constitue pas. Reconstituer en trois mois deux ans de visas, de procès-verbaux d'essai et de fiches de non-conformité mobilise plus de monde que de les avoir classés au fil de l'eau, et le résultat est toujours incomplet.
Comment savoir que le registre documentaire est bon ?
- Le délai moyen de visa, et la part des visas rendus hors délai. C'est l'indicateur qui prédit le mieux les retards d'exécution des mois suivants.
- Le nombre de documents émis en exécution sans visa, à un instant donné. Ce chiffre doit être connu même quand il n'est pas nul.
- Le nombre de tours de visa par document. Au delà de trois, le problème est dans les données d'entrée ou dans les exigences, pas dans l'émetteur.
- L'écart entre la liste contractuelle des documents et ce qui existe réellement dans la gestion électronique, relevé chaque mois plutôt qu'à la réception.
Ces quatre chiffres se produisent depuis les outils déjà en place. Quand ils ne sont pas extractibles, c'est le premier sujet à traiter, avant d'ajouter la moindre procédure.
Questions fréquentes
Quelle différence entre gestion documentaire et contrôle documentaire ?
La gestion documentaire range et distribue. Le contrôle documentaire vérifie que ce qui est rangé correspond à ce qui était dû, que les visas sont rendus dans les délais prévus et que l'indice en vigueur est bien celui qui s'exécute. Le premier est un service, le second est un contrôle.
Faut-il un logiciel de gestion électronique de documents dédié ?
Pas nécessairement au démarrage. Ce qui est indispensable est un plan de classement arrêté, une liste des documents attendus avec leurs dates, et un registre de visa tenu. Un outil posé avant ces trois éléments reproduit le désordre plus vite.
Qui tient le registre documentaire sur un projet à plusieurs entreprises ?
Le projet, pas les entreprises. Chaque entreprise tient le sien, et le registre du projet consolide les émissions, les visas et les indices en vigueur. Sans consolidation, personne ne peut répondre à la question de savoir quel indice s'exécute sur le site.
À quel moment commence la constitution du dossier de fin d'affaire ?
À la première émission de document. Sur les opérations soumises à autorisation, le dossier se construit en continu parce que la preuve du contrôle fait partie du livrable. Le constituer à la fin revient à rechercher des documents dont les auteurs ont changé de poste.
Sources
Qui tient ces métiers chez Agel Engineering
L'activité ouvre sans référence à son nom en management de projet. Ce qui répond de la qualité des livrables, ce sont les parcours des deux personnes qui tiennent les missions.
Santiago Nemocón Camacho tient la relation client et anime les comités. Son parcours passe par Systra, la RATP et General Electric.
Ismaël Faouri dirige l'activité. Son parcours passe par Evergaz.
Nous ne rattachons à ces employeurs ni projet nommé, ni chiffre, ni durée. Ce qui ne se démontre pas publiquement n'a pas sa place sur cette page.
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